Gestion documentaire

Pourquoi écrire ?

• besoin de référence ;
• pour clarifier :
• les organisations,
• les responsabilités,
• conserver des traces,
• évoluer,
• former,
• informer.

Problèmes de la forme, du fond, du classement :

C’est la gestion documentaire.

La pyramide documentaire

Formulaires d’enregistrement et annexes deviennent un fois renseignés des documents qualité internes.

D’autres formulaires non issus de l’entreprise sont des documents qualité externes.

Une procédure de gestion de documents externes permet d’enregistrer les textes règlementaires par exemple.

Processus/Procédures/Protocole – Instruction - Mode opératoire

Cartographie d’un processus

Représentation par des pavés, à l’horizontale

Finalités.
Pilotes.
Indicateurs.

Schéma d’une procédure

Représentation en logigramme, verticale

Protocole - Mode opératoire - Instruction

• La fiche technique en cuisine.
• La fiche technique d’utilisation d’un produit de nettoyage.
• La fiche technique de la mise en oeuvre d’un produit industriel.

Perspectives pour récalcitrants à la gestion documentaire ou l’histoire nous renseigne et apporte des arguments

Le livre de cuisine et le livre de médecine ne font qu’un.
Les vieux grimoires présentent des recettes à la fois pour manger, pour faire bombance mais également pour se soigner préventivement ou curativement.

Le ménagier de Paris (ci-contre) en est l’archétype qui mélange diverses recommandations sur la nourriture, mais aussi sur la manière de bien tenir sa maison. Recommandations écrites par un notable à sa jeune épouse.

Les recettes de cuisine ont cette particularité d’être extrêmement vagues tant dans les ingrédients, les quantités  et les techniques. Ce qui laisse deux interprétations possibles :

• ce manque de précisions révèle un laisser faire certain. Et la gastronomie est vécue sur le mode de la dilettante,
• ces notions de base (quantités, techniques) sont largement connues du public et n’ont donc pas être mentionnées. Dans ce dernier cas cela suppose une culture culinaire très affirmée.

Le livre de Guillaume Tirel dit "Taillevent"

Intérieur de cuisine. Gravure sur bois. Strasbourg. 1307. Ph. Viollet

Messieurs Escoffier, Gringoire et Saulnier

Plus proche de nous les recettes deviennent de plus en plus précises. Le Guide culinaire d’Auguste Escoffier (1902) d’abord,  le Répertoire de la Cuisine de Messieurs Gringoire et Saulnier ensuite viendront formaliser et structurer l’art culinaire.

La recette : c’est le chef !

Cette approche a prévalu et contribué aux heures de gloire de la cuisine classique jusque dans les années 1970.

La fiche technique, enfant de la révolution initiée par la "nouvelle cuisine"

La rédaction de la fiche technique est, à son début, vécue comme une trahison et comme une impossibilité de relater la science culinaire contenue dans une recette.

L’art culinaire se démocratisant, il s’appréhende comme une activité qui ne peut ignorer son environnement.
La nécessité de maîtriser les coûts, de connaître ce qui est servi aux consommateurs vont enrichir les fiches techniques d’items tels que : la valorisation des marchandises,  la nutrition (notamment en restauration collective), l’organisation (système PERT) en cuisine. Les pouvoirs publics prendront des dispositions règlementaires notamment pour que la sécurité du consommateur soit pleinement prise en compte. La maîtrise de l’hygiène est aujourd’hui une préoccupation constante tant en restauration collective que commerciale. Le système HACCP, le recours aux Guides de Bonnes Pratiques d’Hygiène font partie intégrante de l’activité du cuisinier. Et tout le monde est unanime pour relater que tous ces efforts ont été faits pour le plus grand bien de notre profession. Quand bien même la nostalgie serait quelquefois présente, il n’est guère de confrères qui aimeraient travailler comme autrefois. L’évolution culinaire s’est également faite avec le recours de l’écrit.