Réaliser un audit hygiène

Réaliser un audit hygiène

 

Qu’est-ce qu’un audit ?

NORME NF EN ISO 9000  Décembre 2000.
Indice de classement : X 5O-130.
Systèmes de management de la qualité.
Principes essentiels et vocabulaire.
3.9 Termes relatifs à l’audit.

3.9.1 Audit
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit  sont satisfaits.

Méthodique

• Non fantaisiste, avec des points de passage obligatoires.
• Planifié.

Indépendants

• Neutralité.

Les acteurs

Les auditeurs : personnes indépendantes du secteur audité et qualifiées. Personnes de l’entreprise ou extérieure à l’entreprise. Mesurent l’écart entre le référentiel et la réalité. Activités existantes, mises  en oeuvre et efficaces. Pour évaluer les besoins d’amélioration et les actions correctives.

L’audité : est l’objet de l’audit ; c’est l’entreprise (fournisseur, producteur).

Le client : demande la réalisation de l’audit. L’entreprise elle même ou un client de l’entreprise ou une entité extérieure à l’entreprise.

L’auditeur rend compte du résultat de l’audit à l’audité et au client de l’audit. L’audité met en place les actions correctives nécessaires. Le client utilise le résultat de l’audit comme indicateur de fonctionnement
du secteur audité.

Types d’audit

Pour les besoins internes :

• menés dans et par l’entreprise. Ce sont des audits qualité internes. Ils sont dits "Audit par première partie". C’est un auto-contrôle.

Pour des besoins externes :

• menés par l’entreprise chez un fournisseur. "Audits par seconde partie",
• par un organisme indépendant dans une entreprise. Audit de certification. "Audits par tierce partie".

Les phases de l’audit

Planification : en amont de l’audit.
Préparation :

• par le  responsable de l’audit,
• définition  de l’objet exact de l’audit et ses limites,
• analyse du référentiel utilisé (procédures, textes législatifs, instruction de travail...),
• liste des points à vérifier,
• préparation des questions correspondantes.

Déclenchement :

• par le client ou responsable d’audit selon le programme ou en fonction de l’actualité,
• par écrit, après accord entre les deux parties sur la date de l’audit,
• au moyen d’un formulaire qui comporte :
  • l’objet de l’audit,
  • le secteur audité,
  • le nom de(s) auditeur(s),
  • fonctions ou les personnes qui seront auditées,
  • le référentiel,
  • date, lieu et durée prévue de l’audit.

Déroulement :

• réunion d’ouverture,
• entretiens/observations :
  • soit dans un bureau, soit sur le terrain, souvent les deux,
  • objectifs :
    • recueillir tous les renseignements qui paraissent nécessaires à l’auditeur afin de vérifier, si l’activité correspond aux dispositions préétablies,si ces dispositions sont réellement mises en oeuvre,si elles sont aptes à atteindre les objectifs :
    • relever  tous les écarts constatés. Écarts étayés par des preuves tangibles. Classés en non-conformités mineurs ou majeurs,
• réunion de synthèse :
  • synthèse effectuée par l’équipe d’audit pour faire le point sur les informations recueillies et l’accord sur les écarts relevés.
• réunion de clôture :
  • le responsable d’audit fait part des écarts relevés , argumente ses observations afin de convaincre l’audité de la nécessité de mettre en place des actions correctives. La réunion se termine après accord des deux parties.

Rapport
L’auditeur établit son rapport dès que possible et le fait parvenir à l’audité.

Après • audit : l’audité établit un plan d’actions pour éliminer les écarts  constatés et fait part à l’auditeur des actions correctives engagées et de leur suivi jusqu’au constat de leur efficacité.

NB : le questionnaire peut avoir été envoyé avant l’audit proprement dit.

Communication/l’auditeur

Rôle

• recherche points d’amélioration,
• s’appuie sur des preuves tangibles,
• dirige l’audit : pose les questions/maintient le dialogue sur le sujet traité/limite ou termine la discussion...

Comportement

• met l’audité en confiance,
• ne porte pas de jugement de valeur sur les hommes,
• ne sanctionne pas,
• ne grossit pas les écarts relevés,
• ne donne pas son avis personnel,
• accorde le bénéfice du doute si pas de preuves,
• ne rentre jamais en conflit avec l’audité.

NPO : le terme audit vient du latin audire, écouter.

Moyens

• des questions ouvertes mais ciblées et de plus en plus précises. Pose des questions claires et courtes. Utilise un vocabulaire compréhensible. Reformule les questions non comprises,
• une écoute attentive : donne du temps à l’audité pour répondre,
• un ou des auditeurs accompagnants : ne posent pas de questions mais assurent la prise de notes, les observations complémentaires.

Qualités

• neutre, objectif, impartial, juste,
• communicatif, naturel, ouvert,
• organisé,
• se doit d’être exemplaire.

Qualification (auditeur hygiène) qui s’appuie sur deux éléments

• connaissance des préconisations règlementaires et techniques,
• connaissance de la technique pour mener un audit.

Un audit, c’est...

• une occasion de mise en conformité du système de production,
• une source permanente de progrès,
• une formation à la démarche qualité,
• une implication concrète de l’ensemble des services de l’entreprise,
• un temps fort pour "prévenir ce qui pourrait aller mal".

Ce n’est pas...

• un super contrôle,
• une occasion de refaire des contrôles,
• une surveillance déguisée,
• une occasion de régler des comptes,
• une expertise technique ou un diagnostic.

Ne pas confondre

L’audit hygiène

Un audit est une  vérification de conformité vis-à-vis d’un référentiel. Il est constitué de contrôles visuels et techniques (relevé de températures, vérification de l’efficacité du nettoyage...) d’interviews et de vérifications documentaires.
On peut "auditer" un document pour savoir s’il est utilisable, lisible, compris...

Plusieurs types d’audit

Audit HACCP :

• vérification de la conformité du PMS avec les principes de la méthode HACCP,
• vérification de l’application du PMS par les employés.

Audit bonnes pratiques d’hygiène :

• le point sur l’application des règles d’hygiène de base (ex pré-requis) et la réglementation relative à l’hygiène.

Conditions de la réussite

L’audit est une méthode précieuse en restauration mais dont l’efficacité est tributaire des actions de suivi suite à sa réalisation.

Deux types d’actions peuvent avoir été décidées :

• sur le long terme : investissements dans les infrastructures et équipements,
• actions ponctuelles à court terme pour lesquelles doivent être présents des éléments d’amélioration que sont la formation et le management.

Quelques remarques et suggestions

Utiliser le plan HACCP et le PMS comme référentiels internes. Construire une check-list en cohérence. Coter les critères, donner des notes. En tirer des tendances d’un audit à l’autre.

Favoriser au maximum les constats sur le terrain. Pour le contrôle de température par exemple, ne pas se satisfaire de la fiche d’enregistrement. Demander de voir comment on procède, ce qui permet de voir si le thermomètre est en état de fonctionnement, disponible, dans un endroit connu.

Se laver les mains. Ainsi l’auditeur montre l’exemple et vérifie que le lave-mains est approvisionné en eau, savon, essuie mains à usage unique. Occasion de jeter un oeil dans la poubelle pour juger de son niveau d’usage.

Pour en savoir plus

Norme ISO 19011 qui traite dans son intégralité de la technique de l’audit, normes en préparation.

Exemple de documents